Dados pessoais do paciente: saiba o que diz a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), LGPD, já entrou em vigor e tem impactos em todo o segmento de Odontologia. Isto é, a LGPD tem efeito não só nos consultórios e clínicas, mas também sobre fornecedores de materiais e equipamentos e demais prestadores de serviço.

Acredite: seu capital mais valioso hoje é informação. Seu consultório precisa de informação para atrair e contatar pacientes e, só assim, continuar funcionando, por exemplo. Além disso, a informação desses pacientes fica armazenada em bancos de dados.

É aí que entra a LGPD, sancionada em agosto de 2018 e que entrou em vigor a partir de 18 de setembro de 2020. Se você ainda não pensou sobre esse assunto, continue lendo para saber mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados e como se adequar a ela.

O que são os dados pessoais do paciente?

O prontuário odontológico é fundamental para o controle de pacientes. Afinal, lá estão as informações pessoais do seu paciente, o nome, CPF e outras tantas informações que certamente devem estar seguras.

A LGPD trata de proteger os dados pessoais e os dados sensíveis sobre as pessoas. A Lei conceitua dados pessoais como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. É o caso de dados cadastrais, data de nascimento, profissão, identificadores eletrônicos entre outros.

A Lei também cobre os chamados “dados sensíveis”, identificados como conteúdo sobre origem racial, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, político, dados referentes à saúde ou à vida sexual, ou seja, aqueles dados que podem levar à discriminação de uma pessoa.

O que diz a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

O objetivo dessa lei é a preservação da privacidade do paciente. Levando em conta que o consultório possui informações pessoais e sensíveis, é razoável que o tratamento desses dados seja feito em conformidade com a Lei.

Embora as sanções administrativas só entrem em vigor em agosto de 2021, algumas obrigações já estão valendo. Quem não se adequar à LGPD até essa data, pode enfrentar sanções que chegam a 2% do faturamento.

O primeiro passo, portanto, é compreender quais são os dados com que o profissional de odontologia está lidando. São dois, principalmente:

• os dados pessoais do paciente: nome, e-mail, telefone, endereço;
• os dados sensíveis do paciente: relativos à saúde (informações do prontuário com relação aos tratamentos etc.).

A Lei do Prontuário Eletrônico

O Código de Ética Odontológica já traz considerações e regras de coleta e guarda dos dados, resguardando o sigilo profissional; elaborando e mantendo atualizados os prontuários em conformidade com as normas em vigor; resguardando a privacidade do paciente e mantendo os procedimentos em arquivo próprio.

Mas há também outra Lei importante no tratamento dessas informações: a Lei do Prontuário Eletrônico (Lei nº 13.787), que trata da guarda, armazenamento e manuseio dos prontuários.

Ela determina como a LGPD se aplica aos controles de prontuários com base em 5 pilares. Confira abaixo quais são eles:

1) Digitalização de documentos

Este pilar define os requisitos para o processo de digitalização quando envolver o Prontuário Eletrônico. Isto é, você deve fazer a digitalização dos documentos do paciente de forma a preservar integralmente as informações contidas nos prontuários em papel. Além disso, os documentos devem conter um certificado digital para assegurar a autenticidade.

2) Destruição de prontuários

Por sua vez, este pilar aborda os critérios para destruição de prontuários, seja em papel ou no formato eletrônico. Uma vez digitalizados, os prontuários podem ser destruídos, a menos que tenham valor histórico, ficando a encargo da legislação arquivística

3) Parâmetros de segurança

Já este pilar estabelece alguns parâmetros para segurança da informação dos sistemas que lidam com o Prontuário Eletrônico. Os digitais precisam de um sistema especializado de gestão eletrônica de documentos, pois devem ser protegidos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição por pessoas não autorizadas.

4) Efeitos probatórios

O quarto pilar atribui os efeitos probatórios no uso destes documentos. Dessa forma, o documento digital, feito conforme as especificações da lei, tem função probatória tanto quanto o original.

5) Prazos de armazenagem

Por fim, o quinto pilar esclarece os prazos de armazenagem dos prontuários eletrônicos. Para tanto, a Lei do Prontuário Eletrônico definiu que você só pode eliminar os prontuários após 20 anos a contar do último registro.

Os prontuários odontológicos, portanto, devem não apenas estar em conformidade com a LGPD, como também com a Lei do Prontuário Eletrônico, tudo visando a proteção dos dados do paciente e em conformidade com a conduta ética do dentista.

Coletando dados conforme a LGPD

Quando um paciente chegar na sua clínica, deve autorizar, em documento, o armazenamento de suas informações pessoais e quadro clínico no prontuário. Quando o paciente for menor de idade, são os representantes legais que assinam o documento.

Uma vez feito isso, o paciente tem a expectativa de que seus dados estejam seguros e não sejam acessados por pessoas não autorizadas. E é aqui que entra a necessidade de um software de gerenciamento.

Sistema para dentistas e proteção de dados

Há diversos softwares de gestão eletrônica de documentos por aí, mas e se disséssemos que há um software específico para dentistas? O Easy Dental Cloud foi criado pensando em todas as especificidades do setor odontológico, desenhado, portanto, para criar uma clínica otimizada.

Suas funcionalidades facilitam a rotina das clínicas e consultórios odontológicos, tornando o dia a dia do dentista mais prático e garantindo a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

O EasyDental Cloud foi reformulado desde janeiro de 2020 com a intenção específica de melhorar a segurança das informações, impedindo acessos maliciosos ao seu banco de dados.

Além de armazenar os dados dos pacientes respeitando a LGPD, o software ainda oferece diversas possibilidades ao profissional dentista, como mensagem personalizável para o paciente entre outras facilidades.

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