Estudo de caso – Implantação do EasyDental na Clínica Myai
A EasyDental conta hoje com mais de 12 mil usuários. Neste artigo, trazemos um estudo de caso de um cliente EasyDental, o consultório odontológico Myai Odontologia. Saiba como foi o processo de adesão da clínica ao software desde o princípio até os resultados contínuos de sucesso.
A escolha de um sistema
A história da Myai Odontologia com a EasyDental começou em 2012. O diretor clinico, Dr. Edson Myai, queria organizar de forma mais prática os planos de tratamento e as agendas dos colegas que atuavam na clínica.
Na época, as agendas eram de papel e os planos de tratamento em folhas impressas com os odontogramas, que os doutores anotavam à mão. Por isso, era difícil saber quantos atendimentos foram realizados no mês, ou quantos tratamentos foram pagos no período.
Foi nesta época que o Dr Edson convidou sua esposa Cintia para trabalhar na clínica e ajudá-lo nesta organização. O trabalho começou com algumas mudanças, sendo uma das primeiras a escolha de um sistema de informática para utilizar na clínica.
Existiam alguns sistemas específicos para odontologia. A Cintia escolheu 3 sistemas para avaliar. Como ela trabalhou com desenvolvimento de sistemas, ela tinha em mente todos os critérios importantes na escolha de um. Para ela, os itens avaliados foram:
- Segurança dos dados: saber que os dados estão seguros, e que não tem possibilidade de perder informações preciosas dos pacientes da clínica;
- Suporte técnico: caso a clínica tivesse alguma dúvida no funcionamento, que existisse uma equipe para atendê-la.
- Informações gerenciais com um clique: ela queria ter informações como fechamento de tratamentos do mês, fechamento de caixa do dia, etc., tudo com um clique.
Depois de alguns testes, a Clínica Myai escolheu o sistema EasyDental, e foi aí que tudo começou a mudar.
A implantação do sistema
A implantação do EasyDental foi planejada para durar de 3 a 4 meses.
O maior receio do Dr Edson era perder as informações dos pacientes, como fotos, anotações de datas de realização de procedimentos, etc.
Então, a Cintia e a auxiliar de saúde bucal da clínica fizeram as primeiras configurações do sistema, com a orientação da equipe de suporte. Fizeram o cadastro dos cirurgiões dentistas, tabela de preços, cores de agenda, inserção de logomarca, ou seja, a personalização do sistema.
O sistema já estava preparado para receber as informações. Portanto, restava agora mudar processos dentro da clínica.
O processo começou na recepção: todo o agendamento passou para o sistema e a agenda de papel foi abandonada de um dia para outro. Desse modo, a cada paciente, a recepcionista fazia o cadastro no sistema. As informações começaram a ficar organizadas, pois o sistema avisava quando a recepcionista não preenchia o algum campo do cadastro.
A etapa que exigiu mais da equipe foi sem dúvida, cadastrar o plano de tratamento no sistema. A Cintia decidiu que na 1ª etapa, o plano de tratamento seria anotado no papel (sistema atual) e no sistema, ou seja, a clínica utilizaria os 2 processos ao mesmo tempo. Assim, toda a equipe sabia que isso exigiria maior atenção e que o tempo previsto para as avaliações seria maior.
No início foi difícil para lançar os procedimentos no sistema, no entanto sabia que era um caminho sem volta. A tecnologia está para nos ajudar, e eu sabia que precisava dela para crescer.
Dr. Edson Myai
Enfim, depois de um mês lançando os planos de tratamento no papel e no sistema, o Dr Edson decide abandonar de vez o papel. Isso demonstrava a segurança que o sistema apresentou para o cirurgião dentista.
O sistema hoje
Atualmente, a Clínica Myai utiliza praticamente todos os módulos do sistema. Por exemplo, a emissão automática de NF-e e a emissão de boletos são algumas das funcionalidades que utilizamos, entre outras.
Nosso crescimento só foi possível graças a persistência e garra da nossa equipe e da escolha certa de um sistema de informação.
Dr Edson Myai
Eles participam de grupos de clínicas odontológicas, e hoje recebem a visita de diversas clínicas que querem conhecer o funcionamento interno da Clínica Myai e como utilizam o Easy Dental.
Continuamos a nossa busca pela excelência no atendimento em nossas clínicas. Tomamos algumas decisões com base nas informações do nosso sistema. Isso faz toda diferença.
Dr. Edson Myai
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